QUÁ TRÌH CHUẨ HÓA CÔG TÁC GHIỆP VỤ
TẠI TRUG TÂM THÔG TI – THƯ VIỆ ĐHQGH
guyễn Văn Hành
1. Vài nét về công tác chu*n hóa các tiêu chu*n nghiệp vụ trong hoạt
động thông tin – thư viện ở Việt am
Các cơ quan thông tin – thư viện Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ vấn đề chuNn hóa các tiêu chuNn nghiệp vụ
trong hoạt động của mình là cấp thiết. Muốn sử dụng được tài nguyên thông tin của các cơ quan TT-TV thế giới và ngược lại muốn
chia sẻ nguồn lực thông tin của mình, các cơ quan TT-TV Việt N am phải bắt buộc tiến tới áp dụng các tiêu chuNn quốc gia và phù
hợp với tiêu chuNn quốc tế.
Trong hoạt động TT-TV các tiêu chuNn nghiệp vụ về xử lý, lưu trữ và
phục vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu, nhất là trong điều kiện tự động hóa
công tác TT-TV trên nền tảng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như
hiện nay. Cho đến nay, sau nhiều lựa chọn, các cơ quan TT-TV nước ta đã đi
đến đồng thuận áp dụng các tiêu chuNn tiên tiến trên thế giới vào hoạt động
của mình và đã tạo ra những tiến bộ đáng kể về chất trong các sản phNm và
dịch vụ TT-TV của mình, được bạn bè đánh giá cao và sử dụng thông qua
mạng IN TERN ET. Đó là các tiêu chuNn về Biên mục: Khổ mẫu MARC 21;
Qui tắc biên mục Anh – Mỹ
AACR2 (phần mô tả, cơ bản dựa trên tiêu chuNn
quốc tế về mô tả thư mục ISBD (G)); Bảng phân loại DDC,… Đặc biệt các
phần mềm quản trị thư viện hiện nay mà các thư viện sử dụng đều được xây
dựng dựa trên các tiêu chuNn quốc tế về tin học và CN TT, cho nên việc tra
cứu tài liệu trên mạng IN TERN ET đã trở nên dễ dàng.
2. Bối cảnh chung về các tiêu chu*n nghiệp vụ của
Trung tâm TT-TV ĐHQGH khi mới thành lập
Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà N ội (sau đây gọi
tắt là Trung tâm) được thành lập tháng 2 năm 1997 trên cơ sở sáp nhập Thư
viện trường Đại học Tổng hợp Hà N ội (ĐHTHHN )
và Thư viện trường Đại
học
phạm N goại
ngữ
Hà N ội
(ĐHSPN N HN )
trước
đây.
Các
thư
viện
trường ĐHTHHN , trường ĐHSPN N HN
là những thư viện đại học lớn, có lịch
sử hàng chục năm thành lập. Thư viện ĐHTHHN
có kho sách gần 700.000
bản, Thư viện ĐHSPN N HN
có hơn 100.000 bản. Các thư viện này tổ chức
các kho tài liệu theo các tiêu chuNn nghiệp vụ khác nhau và mức độ tin học
hóa chỉ là bước đầu. Kho tài liệu được tổ chức chủ yếu theo hình thức kho
kín. Sách được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt (ĐKCB), được cấu tạo theo các
dấu hiệu rất khác nhau. Cả 2 thư viện có đến hàng trăm kí hiệu ĐKCB khác
ThS. Phó Giám đốc, Trung tâm Thông tin TT-TV, ĐHQGHN
nhau. Công tác biên mục mô tả đã được tin học hóa bước đầu, sử dụng phần
mềm CDS/ISIS 3.0 và áp dụng qui tắc mô tả của Thư viện KHKTTƯ và Thư
viện Quốc gia VN
– các qui tắc được biên soạn dựa trên tiêu chuNn quốc tế về
mô tả thư mục ISBD. Về phân loại, thư viện ĐHTHHN
sử dụng bảng BBK
với dãy cơ bản bằng chữ số Arập, thư viện ĐHSPN N
dùng bảng phân loại
thập tiến dùng cho các thư viện KHTH do TVQGVN
biên soạn.
Đứng trước một thực trạng như trên, Trung tâm phải giải quyết một bài
toán khó là vừa phải đảm bảo công tác phục vụ bạn đọc, vừa phải tổ chức lại
kho tài liệu cho thống nhất sao cho phù hợp với cơ chế hoạt động mới và tiến
dần đến chuNn hoá và hội nhập với các tiêu chuNn nghiệp vụ TT-TV tiên tiến
trong khu vực và thế giới.
3. Áp dụng các tiêu chu*n nghiệp vụ tiên tiến
TT-TV
3.1 Tổ chức kho tài liệu theo hướng kho mở
N gay từ khi thành lập, Trung tâm đã xác định việc tổ chức lại kho tài liệu
là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong công tác nghiệp vụ. Do đặc
điểm lịch sử để lại, Trung tâm tiếp nhận các kho tài liệu được tổ chức rất khác
nhau của các thư viện đại học thành viên, thêm vào đó điều kiện cơ sở vật
chất thời điểm 1997-1998 của Trung tâm còn rất khó khăn, đến cuối năm
1999 mới được tiếp nhận 1 cơ sở mới. Trên cơ sở các kho tài liệu hiện có, các
điều kiện về diện tích kho tàng và chiến lược phát triển của Trung tâm, vấn đề
xây dựng và tổ chức lại kho tài liệu đã được đặt ra.
Bên cạnh các loại hình kho truyền thống, như kho mượn, kho đọc tổ
chức theo kiểu kho kín, Trung tâm bắt đầu thí điểm tổ chức dạng kho mở,
trước hết là cho kho tài liệu tra cứu và kho ấn phNm tiếp tục. Khi đủ điều kiện
sẽ tổ chức kho mở (Open stack) cho kho sách phòng đọc và tiến tới thực hiện
cả dịch vụ cho mượn về ở kho tài liệu tham khảo tổ chức dạng kho mở này.
Cho đến nay, bên cạnh các kho tổ chức dạng kho kín, Trung tâm đã có 4 kho
tài liệu tra cứu, mỗi kho có từ 2000 đến 4000 đơn vị tài liệu; 3 kho báo và tạp
chí được tổ chức và phục vụ mở; 3 kho tài liệu tham khảo có từ 12.000 đến
20.000 bản sách được tổ chức kho mở và phục vụ cả mượn và đọc.
Trong kỹ thuật tổ chức kho tài liệu thư viện, có 2 khâu rất quan trọng là
định
hiệu
đăng
biệt
(KHCB)
định
hiệu
xếp
giá
kho
mở
(KHXGKM). Kí hiệu phải đảm bảo tính thống nhất, tính ứng dụng cao (ví dụ
cho công tác thống kê kho theo các yêu cầu) và có tính mở để có thể phát
triển được các loại hình tài liệu khác khi cần. Do kho tài liệu của Trung tâm
nằm ở các khu vực địa lí khác nhau, gắn liền với các đơn vị đào tạo của
ĐHQGHN
nên cấu trúc của KHCB tài liệu được tính đến cả yếu tố này. Sau
một thời ngắn nghiên cứu và rút kinh nghiệm, Trung tâm đã triển khai hệ
thống KHCB trên cơ sở các dấu hiệu sau:
N gôn ngữ; Khổ cỡ; Ý nghĩa sử dụng; Vị trí địa lí của kho;
Số thứ tự trong sổ/ dữ liệu ĐKCB
Ví dụ:
Kí hiệu cá biệt cho kho sách tham khảo dạng kín:
VV- M1/ 01435 (Sách tiếng Việt, khổ vừa, kho mượn, phòng
PVBBĐ
KHT(, số 01435)
Kí hiệu cá biệt cho kho sách tham khảo dạng mở:
A
-
D0/
15780
(sách
tiếng
Anh,
kho
đọc,
phòng
PVBĐ
Chung,
số 15780)
Có thể nhận thấy, KHCB trên có 2 phần, phần cố định ít thay đổi trước
dấu vạch xiên và phần biến đổi sau dấu vạch xiên, điều này có
thuận lợi cho
việc xử lí dữ liệu trên máy tính.
Hệ thống KHCB được dùng để tạo và in mã
vạch, phục vụ việc tự động hoá lưu thông tài liệu.
Khi tổ chức kho mở, hệ thống kí hiệu xếp giá kho mở được xây dựng
trên cơ sở các dấu hiệu sau:
- Kí hiệu phân loại: theo bảng DDC rút gọn
- Kí hiệu theo họ và tên tác giả hoặc tên tài liệu (tiêu đề mô tả của tài
liệu): dùng 3 chữ cái đầu của tiêu đề mô tả
- N ăm xuất bản
Để giảm thiểu tối đa các thao tác, Trung tâm đã tích hợp Kí hiệu xếp giá
kho mở và Kí hiệu cá biệt vào 1 nhãn sách duy nhất. Tuỳ theo loại hình kho
có thể sắp xếp kho kín theo KHCB, và có thể sắp xếp kho mở theo kí hiệu xếp
giá kho mở mà không phải xử lí lại tài liệu.
3.2 Áp dụng khổ mẫu MARC21 trong biên mục
Trong quy trình xử lý tài liệu thư viện dù theo công nghệ truyền thống
hay công nghệ hiện đại, thì khâu biên mục, trong đó có biên mục mô tả là một
trong những khâu quan trọng nhất. Kết quả của biên mục tạo ra bộ máy tra
cứu tìm tin cho cơ quan thông tin- thư viện. Tuy nhiên chất lượng bộ máy tra
cứu này lại tuỳ thuộc vào các tiêu chuNn biên mục và chuNn tin học mà nó áp
dụng.
Khi tin học hoá thư viện, người ta thường quan tâm đến các chuNn về tin
học và các chuNn về biên mục của phần mềm có đáp ứng được yêu cầu chuNn
hoá quốc tế hay không. Bởi vì các tiêu chuNn đó đảm bảo cho tính liên thông
của
hệ
thống
TT-TV
trong
môi
trường thông
tin
toàn cầu.
Đặc
biệt
module biên mục, thì vấn đề khổ mẫu (Format) biên mục được quan tâm hàng
đầu.
Trước
đây,
Trung
tâm
TT-TV
ĐHQGHN
đã
sử
dụng
phần
mềm