Quá trình chuẩn hóa công tác nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN

Đăng ngày 10/16/2019 1:42:54 PM | Thể loại: | Lần tải: 0 | Lần xem: 2 | Page: 8 | FileSize: 0.20 M | File type: PDF
Quá trình chuẩn hóa công tác nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN. Vài nét về công tác chuẩn hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động Thông tin - Thư viện; bối cảnh chung về các tiêu chuẩn nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đạo học Quốc gia Hà Nội khi mới thành lập; áp dụng các tiêu chuẩn nghiệp vụ tiên tiến; một số định hướng về nghiệp vụ thư viện trong lương lai.
QUÁ TRÌH CHUẨ HÓA CÔG TÁC GHIỆP VỤ
TẠI TRUG TÂM THÔG TI – THƯ VIỆ ĐHQGH
guyễn Văn Hành
1. Vài nét về công tác chu*n hóa các tiêu chu*n nghiệp vụ trong hoạt
động thông tin – thư viện ở Việt am
Các cơ quan thông tin – thư viện Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ vấn đề chuNn hóa các tiêu chuNn nghiệp vụ
trong hoạt động của mình là cấp thiết. Muốn sử dụng được tài nguyên thông tin của các cơ quan TT-TV thế giới và ngược lại muốn
chia sẻ nguồn lực thông tin của mình, các cơ quan TT-TV Việt N am phải bắt buộc tiến tới áp dụng các tiêu chuNn quốc gia và phù
hợp với tiêu chuNn quốc tế.
Trong hoạt động TT-TV các tiêu chuNn nghiệp vụ về xử lý, lưu trữ và
phục vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu, nhất là trong điều kiện tự động hóa
công tác TT-TV trên nền tảng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như
hiện nay. Cho đến nay, sau nhiều lựa chọn, các cơ quan TT-TV nước ta đã đi
đến đồng thuận áp dụng các tiêu chuNn tiên tiến trên thế giới vào hoạt động
của mình và đã tạo ra những tiến bộ đáng kể về chất trong các sản phNm và
dịch vụ TT-TV của mình, được bạn bè đánh giá cao và sử dụng thông qua
mạng IN TERN ET. Đó là các tiêu chuNn về Biên mục: Khổ mẫu MARC 21;
Qui tắc biên mục Anh – Mỹ
AACR2 (phần mô tả, cơ bản dựa trên tiêu chuNn
quốc tế về mô tả thư mục ISBD (G)); Bảng phân loại DDC,… Đặc biệt các
phần mềm quản trị thư viện hiện nay mà các thư viện sử dụng đều được xây
dựng dựa trên các tiêu chuNn quốc tế về tin học và CN TT, cho nên việc tra
cứu tài liệu trên mạng IN TERN ET đã trở nên dễ dàng.
2. Bối cảnh chung về các tiêu chu*n nghiệp vụ của
Trung tâm TT-TV ĐHQGH khi mới thành lập
Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà N ội (sau đây gọi
tắt là Trung tâm) được thành lập tháng 2 năm 1997 trên cơ sở sáp nhập Thư
viện trường Đại học Tổng hợp Hà N ội (ĐHTHHN )
và Thư viện trường Đại
học
phạm N goại
ngữ
Hà N ội
(ĐHSPN N HN )
trước
đây.
Các
thư
viện
trường ĐHTHHN , trường ĐHSPN N HN
là những thư viện đại học lớn, có lịch
sử hàng chục năm thành lập. Thư viện ĐHTHHN
có kho sách gần 700.000
bản, Thư viện ĐHSPN N HN
có hơn 100.000 bản. Các thư viện này tổ chức
các kho tài liệu theo các tiêu chuNn nghiệp vụ khác nhau và mức độ tin học
hóa chỉ là bước đầu. Kho tài liệu được tổ chức chủ yếu theo hình thức kho
kín. Sách được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt (ĐKCB), được cấu tạo theo các
dấu hiệu rất khác nhau. Cả 2 thư viện có đến hàng trăm kí hiệu ĐKCB khác
ThS. Phó Giám đốc, Trung tâm Thông tin TT-TV, ĐHQGHN
nhau. Công tác biên mục mô tả đã được tin học hóa bước đầu, sử dụng phần
mềm CDS/ISIS 3.0 và áp dụng qui tắc mô tả của Thư viện KHKTTƯ và Thư
viện Quốc gia VN
– các qui tắc được biên soạn dựa trên tiêu chuNn quốc tế về
mô tả thư mục ISBD. Về phân loại, thư viện ĐHTHHN
sử dụng bảng BBK
với dãy cơ bản bằng chữ số Arập, thư viện ĐHSPN N
dùng bảng phân loại
thập tiến dùng cho các thư viện KHTH do TVQGVN
biên soạn.
Đứng trước một thực trạng như trên, Trung tâm phải giải quyết một bài
toán khó là vừa phải đảm bảo công tác phục vụ bạn đọc, vừa phải tổ chức lại
kho tài liệu cho thống nhất sao cho phù hợp với cơ chế hoạt động mới và tiến
dần đến chuNn hoá và hội nhập với các tiêu chuNn nghiệp vụ TT-TV tiên tiến
trong khu vực và thế giới.
3. Áp dụng các tiêu chu*n nghiệp vụ tiên tiến
TT-TV
3.1 Tổ chức kho tài liệu theo hướng kho mở
N gay từ khi thành lập, Trung tâm đã xác định việc tổ chức lại kho tài liệu
là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong công tác nghiệp vụ. Do đặc
điểm lịch sử để lại, Trung tâm tiếp nhận các kho tài liệu được tổ chức rất khác
nhau của các thư viện đại học thành viên, thêm vào đó điều kiện cơ sở vật
chất thời điểm 1997-1998 của Trung tâm còn rất khó khăn, đến cuối năm
1999 mới được tiếp nhận 1 cơ sở mới. Trên cơ sở các kho tài liệu hiện có, các
điều kiện về diện tích kho tàng và chiến lược phát triển của Trung tâm, vấn đề
xây dựng và tổ chức lại kho tài liệu đã được đặt ra.
Bên cạnh các loại hình kho truyền thống, như kho mượn, kho đọc tổ
chức theo kiểu kho kín, Trung tâm bắt đầu thí điểm tổ chức dạng kho mở,
trước hết là cho kho tài liệu tra cứu và kho ấn phNm tiếp tục. Khi đủ điều kiện
sẽ tổ chức kho mở (Open stack) cho kho sách phòng đọc và tiến tới thực hiện
cả dịch vụ cho mượn về ở kho tài liệu tham khảo tổ chức dạng kho mở này.
Cho đến nay, bên cạnh các kho tổ chức dạng kho kín, Trung tâm đã có 4 kho
tài liệu tra cứu, mỗi kho có từ 2000 đến 4000 đơn vị tài liệu; 3 kho báo và tạp
chí được tổ chức và phục vụ mở; 3 kho tài liệu tham khảo có từ 12.000 đến
20.000 bản sách được tổ chức kho mở và phục vụ cả mượn và đọc.
Trong kỹ thuật tổ chức kho tài liệu thư viện, có 2 khâu rất quan trọng là
định
hiệu
đăng
biệt
(KHCB)
định
hiệu
xếp
giá
kho
mở
(KHXGKM). Kí hiệu phải đảm bảo tính thống nhất, tính ứng dụng cao (ví dụ
cho công tác thống kê kho theo các yêu cầu) và có tính mở để có thể phát
triển được các loại hình tài liệu khác khi cần. Do kho tài liệu của Trung tâm
nằm ở các khu vực địa lí khác nhau, gắn liền với các đơn vị đào tạo của
ĐHQGHN
nên cấu trúc của KHCB tài liệu được tính đến cả yếu tố này. Sau
một thời ngắn nghiên cứu và rút kinh nghiệm, Trung tâm đã triển khai hệ
thống KHCB trên cơ sở các dấu hiệu sau:
N gôn ngữ; Khổ cỡ; Ý nghĩa sử dụng; Vị trí địa lí của kho;
Số thứ tự trong sổ/ dữ liệu ĐKCB
Ví dụ:
Kí hiệu cá biệt cho kho sách tham khảo dạng kín:
VV- M1/ 01435 (Sách tiếng Việt, khổ vừa, kho mượn, phòng
PVBBĐ
KHT(, số 01435)
Kí hiệu cá biệt cho kho sách tham khảo dạng mở:
A
-
D0/
15780
(sách
tiếng
Anh,
kho
đọc,
phòng
PVBĐ
Chung,
số 15780)
Có thể nhận thấy, KHCB trên có 2 phần, phần cố định ít thay đổi trước
dấu vạch xiên và phần biến đổi sau dấu vạch xiên, điều này có
thuận lợi cho
việc xử lí dữ liệu trên máy tính.
Hệ thống KHCB được dùng để tạo và in mã
vạch, phục vụ việc tự động hoá lưu thông tài liệu.
Khi tổ chức kho mở, hệ thống kí hiệu xếp giá kho mở được xây dựng
trên cơ sở các dấu hiệu sau:
- Kí hiệu phân loại: theo bảng DDC rút gọn
- Kí hiệu theo họ và tên tác giả hoặc tên tài liệu (tiêu đề mô tả của tài
liệu): dùng 3 chữ cái đầu của tiêu đề mô tả
- N ăm xuất bản
Để giảm thiểu tối đa các thao tác, Trung tâm đã tích hợp Kí hiệu xếp giá
kho mở và Kí hiệu cá biệt vào 1 nhãn sách duy nhất. Tuỳ theo loại hình kho
có thể sắp xếp kho kín theo KHCB, và có thể sắp xếp kho mở theo kí hiệu xếp
giá kho mở mà không phải xử lí lại tài liệu.
3.2 Áp dụng khổ mẫu MARC21 trong biên mục
Trong quy trình xử lý tài liệu thư viện dù theo công nghệ truyền thống
hay công nghệ hiện đại, thì khâu biên mục, trong đó có biên mục mô tả là một
trong những khâu quan trọng nhất. Kết quả của biên mục tạo ra bộ máy tra
cứu tìm tin cho cơ quan thông tin- thư viện. Tuy nhiên chất lượng bộ máy tra
cứu này lại tuỳ thuộc vào các tiêu chuNn biên mục và chuNn tin học mà nó áp
dụng.
Khi tin học hoá thư viện, người ta thường quan tâm đến các chuNn về tin
học và các chuNn về biên mục của phần mềm có đáp ứng được yêu cầu chuNn
hoá quốc tế hay không. Bởi vì các tiêu chuNn đó đảm bảo cho tính liên thông
của
hệ
thống
TT-TV
trong
môi
trường thông
tin
toàn cầu.
Đặc
biệt
module biên mục, thì vấn đề khổ mẫu (Format) biên mục được quan tâm hàng
đầu.
Trước
đây,
Trung
tâm
TT-TV
ĐHQGHN
đã
sử
dụng
phần
mềm
HƯỚNG DẪN DOWNLOAD TÀI LIỆU

Bước 1:Tại trang tài liệu slideshare.vn bạn muốn tải, click vào nút Download màu xanh lá cây ở phía trên.
Bước 2: Tại liên kết tải về, bạn chọn liên kết để tải File về máy tính. Tại đây sẽ có lựa chọn tải File được lưu trên slideshare.vn
Bước 3: Một thông báo xuất hiện ở phía cuối trình duyệt, hỏi bạn muốn lưu . - Nếu click vào Save, file sẽ được lưu về máy (Quá trình tải file nhanh hay chậm phụ thuộc vào đường truyền internet, dung lượng file bạn muốn tải)
Có nhiều phần mềm hỗ trợ việc download file về máy tính với tốc độ tải file nhanh như: Internet Download Manager (IDM), Free Download Manager, ... Tùy vào sở thích của từng người mà người dùng chọn lựa phần mềm hỗ trợ download cho máy tính của mình  
2 lần xem

Quá trình chuẩn hóa công tác nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN. Vài nét về công tác chuẩn hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động Thông tin - Thư viện; bối cảnh chung về các tiêu chuẩn nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đạo học Quốc gia Hà Nội khi mới thành lập; áp dụng các tiêu chuẩn nghiệp vụ tiên tiến; một số định hướng về nghiệp vụ thư viện trong lương lai..

Nội dung

QUÁ TRÌH CHUẨ HÓA CÔG TÁC GHIỆP VỤ TẠI TRUG TÂM THÔG TI – THƯ VIỆ ĐHQGH guyễn Văn Hành 1. Vài nét về công tác chu*n hóa các tiêu chu*n nghiệp vụ trong hoạt động thông tin – thư viện ở Việt am Các cơ quan thông tin – thư viện Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ vấn đề chuNn hóa các tiêu chuNn nghiệp vụ trong hoạt động của mình là cấp thiết. Muốn sử dụng được tài nguyên thông tin của các cơ quan TT-TV thế giới và ngược lại muốn chia sẻ nguồn lực thông tin của mình, các cơ quan TT-TV Việt N am phải bắt buộc tiến tới áp dụng các tiêu chuNn quốc gia và phù hợp với tiêu chuNn quốc tế. Trong hoạt động TT-TV các tiêu chuNn nghiệp vụ về xử lý, lưu trữ và phục vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu, nhất là trong điều kiện tự động hóa công tác TT-TV trên nền tảng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Cho đến nay, sau nhiều lựa chọn, các cơ quan TT-TV nước ta đã đi đến đồng thuận áp dụng các tiêu chuNn tiên tiến trên thế giới vào hoạt động của mình và đã tạo ra những tiến bộ đáng kể về chất trong các sản phNm và dịch vụ TT-TV của mình, được bạn bè đánh giá cao và sử dụng thông qua mạng IN TERN ET. Đó là các tiêu chuNn về Biên mục: Khổ mẫu MARC 21; Qui tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (phần mô tả, cơ bản dựa trên tiêu chuNn quốc tế về mô tả thư mục ISBD (G)); Bảng phân loại DDC,… Đặc biệt các phần mềm quản trị thư viện hiện nay mà các thư viện sử dụng đều được xây dựng dựa trên các tiêu chuNn quốc tế về tin học và CN TT, cho nên việc tra cứu tài liệu trên mạng IN TERN ET đã trở nên dễ dàng. 2. Bối cảnh chung về các tiêu chu*n nghiệp vụ của Trung tâm TT-TV ĐHQGH khi mới thành lập Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà N ội (sau đây gọi tắt là Trung tâm) được thành lập tháng 2 năm 1997 trên cơ sở sáp nhập Thư viện trường Đại học Tổng hợp Hà N ội (ĐHTHHN ) và Thư viện trường Đại học Sư phạm N goại ngữ Hà N ội (ĐHSPN N HN ) trước đây. Các thư viện trường ĐHTHHN , trường ĐHSPN N HN là những thư viện đại học lớn, có lịch sử hàng chục năm thành lập. Thư viện ĐHTHHN có kho sách gần 700.000 bản, Thư viện ĐHSPN N HN có hơn 100.000 bản. Các thư viện này tổ chức các kho tài liệu theo các tiêu chuNn nghiệp vụ khác nhau và mức độ tin học hóa chỉ là bước đầu. Kho tài liệu được tổ chức chủ yếu theo hình thức kho kín. Sách được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt (ĐKCB), được cấu tạo theo các dấu hiệu rất khác nhau. Cả 2 thư viện có đến hàng trăm kí hiệu ĐKCB khác ThS. Phó Giám đốc, Trung tâm Thông tin TT-TV, ĐHQGHN nhau. Công tác biên mục mô tả đã được tin học hóa bước đầu, sử dụng phần mềm CDS/ISIS 3.0 và áp dụng qui tắc mô tả của Thư viện KHKTTƯ và Thư viện Quốc gia VN – các qui tắc được biên soạn dựa trên tiêu chuNn quốc tế về mô tả thư mục ISBD. Về phân loại, thư viện ĐHTHHN sử dụng bảng BBK với dãy cơ bản bằng chữ số Arập, thư viện ĐHSPN N dùng bảng phân loại thập tiến dùng cho các thư viện KHTH do TVQGVN biên soạn. Đứng trước một thực trạng như trên, Trung tâm phải giải quyết một bài toán khó là vừa phải đảm bảo công tác phục vụ bạn đọc, vừa phải tổ chức lại kho tài liệu cho thống nhất sao cho phù hợp với cơ chế hoạt động mới và tiến dần đến chuNn hoá và hội nhập với các tiêu chuNn nghiệp vụ TT-TV tiên tiến trong khu vực và thế giới. 3. Áp dụng các tiêu chu*n nghiệp vụ tiên tiến TT-TV 3.1 Tổ chức kho tài liệu theo hướng kho mở N gay từ khi thành lập, Trung tâm đã xác định việc tổ chức lại kho tài liệu là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong công tác nghiệp vụ. Do đặc điểm lịch sử để lại, Trung tâm tiếp nhận các kho tài liệu được tổ chức rất khác nhau của các thư viện đại học thành viên, thêm vào đó điều kiện cơ sở vật chất thời điểm 1997-1998 của Trung tâm còn rất khó khăn, đến cuối năm 1999 mới được tiếp nhận 1 cơ sở mới. Trên cơ sở các kho tài liệu hiện có, các điều kiện về diện tích kho tàng và chiến lược phát triển của Trung tâm, vấn đề xây dựng và tổ chức lại kho tài liệu đã được đặt ra. Bên cạnh các loại hình kho truyền thống, như kho mượn, kho đọc tổ chức theo kiểu kho kín, Trung tâm bắt đầu thí điểm tổ chức dạng kho mở, trước hết là cho kho tài liệu tra cứu và kho ấn phNm tiếp tục. Khi đủ điều kiện sẽ tổ chức kho mở (Open stack) cho kho sách phòng đọc và tiến tới thực hiện cả dịch vụ cho mượn về ở kho tài liệu tham khảo tổ chức dạng kho mở này. Cho đến nay, bên cạnh các kho tổ chức dạng kho kín, Trung tâm đã có 4 kho tài liệu tra cứu, mỗi kho có từ 2000 đến 4000 đơn vị tài liệu; 3 kho báo và tạp chí được tổ chức và phục vụ mở; 3 kho tài liệu tham khảo có từ 12.000 đến 20.000 bản sách được tổ chức kho mở và phục vụ cả mượn và đọc. Trong kỹ thuật tổ chức kho tài liệu thư viện, có 2 khâu rất quan trọng là định kí hiệu đăng kí cá biệt (KHCB) định kí hiệu xếp giá kho mở (KHXGKM). Kí hiệu phải đảm bảo tính thống nhất, tính ứng dụng cao (ví dụ cho công tác thống kê kho theo các yêu cầu) và có tính mở để có thể phát triển được các loại hình tài liệu khác khi cần. Do kho tài liệu của Trung tâm nằm ở các khu vực địa lí khác nhau, gắn liền với các đơn vị đào tạo của ĐHQGHN nên cấu trúc của KHCB tài liệu được tính đến cả yếu tố này. Sau một thời ngắn nghiên cứu và rút kinh nghiệm, Trung tâm đã triển khai hệ thống KHCB trên cơ sở các dấu hiệu sau: N gôn ngữ; Khổ cỡ; Ý nghĩa sử dụng; Vị trí địa lí của kho; Số thứ tự trong sổ/ dữ liệu ĐKCB Ví dụ: Kí hiệu cá biệt cho kho sách tham khảo dạng kín: VV- M1/ 01435 (Sách tiếng Việt, khổ vừa, kho mượn, phòng PVBBĐ KHT(, số 01435) Kí hiệu cá biệt cho kho sách tham khảo dạng mở: A - D0/ 15780 (sách tiếng Anh, kho đọc, phòng PVBĐ Chung, số 15780) Có thể nhận thấy, KHCB trên có 2 phần, phần cố định ít thay đổi trước dấu vạch xiên và phần biến đổi sau dấu vạch xiên, điều này có thuận lợi cho việc xử lí dữ liệu trên máy tính. Hệ thống KHCB được dùng để tạo và in mã vạch, phục vụ việc tự động hoá lưu thông tài liệu. Khi tổ chức kho mở, hệ thống kí hiệu xếp giá kho mở được xây dựng trên cơ sở các dấu hiệu sau: - Kí hiệu phân loại: theo bảng DDC rút gọn - Kí hiệu theo họ và tên tác giả hoặc tên tài liệu (tiêu đề mô tả của tài liệu): dùng 3 chữ cái đầu của tiêu đề mô tả - N ăm xuất bản Để giảm thiểu tối đa các thao tác, Trung tâm đã tích hợp Kí hiệu xếp giá kho mở và Kí hiệu cá biệt vào 1 nhãn sách duy nhất. Tuỳ theo loại hình kho có thể sắp xếp kho kín theo KHCB, và có thể sắp xếp kho mở theo kí hiệu xếp giá kho mở mà không phải xử lí lại tài liệu. 3.2 Áp dụng khổ mẫu MARC21 trong biên mục Trong quy trình xử lý tài liệu thư viện dù theo công nghệ truyền thống hay công nghệ hiện đại, thì khâu biên mục, trong đó có biên mục mô tả là một trong những khâu quan trọng nhất. Kết quả của biên mục tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho cơ quan thông tin- thư viện. Tuy nhiên chất lượng bộ máy tra cứu này lại tuỳ thuộc vào các tiêu chuNn biên mục và chuNn tin học mà nó áp dụng. Khi tin học hoá thư viện, người ta thường quan tâm đến các chuNn về tin học và các chuNn về biên mục của phần mềm có đáp ứng được yêu cầu chuNn hoá quốc tế hay không. Bởi vì các tiêu chuNn đó đảm bảo cho tính liên thông của hệ thống TT-TV trong môi trường thông tin toàn cầu. Đặc biệt là ở module biên mục, thì vấn đề khổ mẫu (Format) biên mục được quan tâm hàng đầu. Trước đây, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS Version 3.0 để xử lí tài liệu, xây dựng CSDL với hơn 43.000 biểu ghi. Phần mềm này do Trung tâm TTKH&CN QG chuyển giao cho Thư viện ĐHTHHN từ năm 1993. Việc sử dụng phần mềm này đã góp phần to lớn cho những bước đi ban đầu và trưởng thành của Trung tâm trong công tác tin học hoá. Đặc biệt là nó đã tạo cho Trung tâm một CSDL tài liệu khá lớn, đến nay khi sử dụng các phần mềm mới, CSDL này vẫn có giá trị sử dụng, bởi vì chúng được chuyển đổi sang cấu trúc khác mà thôi. Đến cuối năm 2001 đầu năm 2002, sau khi tiếp nhận Dự án Giáo dục Đại học mức A, trong đó được trang bị một phần mềm quản trị thư viện mới, đó là phần mềm Libol 5.0 của Công ty Tinh vân, Trung tâm có điều kiện để áp dụng MARC21 một cách chính thức. Sau khi có phần mềm Libol 5.0 Trung tâm đã tiến hành chuyển đổi CSDL cũ sang CSDL mới theo cấu trúc của MARC21. Việc chuyển đổi này bước đầu đáp ứng được việc phục vụ tra cứu liên tục trên hệ thống máy tính của Trung tâm. Tuy nhiên, cũng từ việc chuyển đổi này, đã phát hiện ra những sai sót của CSDL cũ, nhờ những công nghệ của phần mềm mới. Trung tâm đã tiến hành hiệu đính lại toàn bộ CSDL cũ, do vậy chất lượng CSDL đã được nâng lên một bước đáng kể. Khi biên mục theo MARC21, Trung tâm đã phối hợp với bên cung cấp phần mềm cho xây dựng phiếu nhập tin (Worksheet) mới, dựa trên MARC21 có tính đến các đặc điểm riêng của kho tài liệu của mình. Sau một thời gian, cán bộ biên mục đã thành thạo, Trung tâm đã chỉ sử dụng phiếu nhập tin cho xử lí tài liệu là luận văn, luận án SĐH, đề tài nghiên cứu khoa học, và tài liệu chuyên dạng, còn các tài liệu khác được nhập liệu trực tiếp trên máy tính. Đây chính là hình thức biên mục gốc mà Trung tâm áp dụng cho biên mục các tài liệu không lấy được biểu ghi trên mạng Internet. Đối với các tài liệu tiếng nước ngoài có chỉ số ISBN , Trung tâm thường áp dụng phương pháp biên mục sao chép qua mạng. Khi biểu ghi được tải về, sẽ thêm một số trường riêng có của Trung tâm, còn lại vẫn giữ nguyên biểu ghi gốc. Có thể thấy một số thuận lợi khi biên mục theo MARC21 qua một thời gian áp dụng ở Trung tâm TT-TV ĐHQGHN . Khổ mẫu MARC21 là một khổ mẫu tích hợp, dùng chung cho biên mục các loại hình tài liệu thư viện, do vậy không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ thêm hoặc bớt các trường dữ liệu đặc thù cho phù hợp; vẫn có thể biên mục theo các quy tắc mô tả dựa trên ISBD, trong khi chưa áp dụng AACR2 một cách chính thức; khả năng chia sẻ và sử dụng các biểu ghi thư mục của các thư viện với nhau trở nên dễ dàng. Đến nay đã có những tài liệu hướng dẫn nhập dữ liệu theo MARC21, như Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục 2 tập do Trung tâm TTKH&CN QG dịch và MARC21 rút gọn cho dữ liệu thư mục cũng do Trung tâm TTKH&CN QG biên soạn. Đặc biệt, gần đây nhất Khổ mẫu MARC21 đã được đưa vào tiêu chuNn Việt N am, có mã hiệu là TCV( 7539:2005- Thông tin tư liệu - Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục Đây là những tài liệu chính thức để có cơ sở cho các thư viện áp dụng, tạo tiền đề cho việc thống nhất trong biên mục. Các sản phNm và dịch vụ TT-TV của Trung tâm đã được phong phú và chất lượng hơn sau khi áp dụng MARC21. Do yêu cầu của việc tiếp tục hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống, sau tạo lập biểu ghi, cán bộ biên mục tiến hành in phiếu mục lục, thư mục thông báo sách mới. N goài ra, để xây dựng kho mở, còn phải in kí hiệu xếp giá cho kho này lên các nhãn sách. Đối với bộ máy tra cứu hiện đại, toàn bộ CSDL tài liệu của Trung tâm, kết quả của biên mục, đã được đưa lên mạng LAN của Trung tâm, mạng VN Unet của ĐHQGHN và mạng IN TERN ET cho người dùng tin trong và ngoài ĐHQGHN sử dụng. 3.3 Bước đầu áp dụng qui tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 Sau khi sử dụng MARC21 trong biên mục và thấy rõ mối quan hệ gắn bó giữa khổ mẫu này với qui tắc mô tả AACR2, Trung tâm đã cho nghiên cứu và có hướng áp dụng vào biên mục mô tả. Tinh thần chung là nếu chưa thể áp dụng AACR2 một cách đầy đủ, vẫn có thể áp dụng những mục đã rất rõ ràng mà nếu áp dụng qui tắc mô tả trong nước thì còn gây tranh cãi. N goài AACR2R (1998) bản tiếng Anh, đã có thêm AACR2R rút gọn (2002) bản tiếng Việt của LEAF-VN , đây là một thuận lợi cho công việc. Điển hình nhất là khi mô tả các trường liên quan đến tiêu đề mô tả/ điểm truy nhập là tên cá nhân trong MARC21, như trường 100 và trường 700, việc áp dụng qui tắc AACR2 sẽ làm cho tường minh hơn - đặc biệt, đối với việc mô tả tên người Việt N am. N gay từ năm 2004, Trung tâm đã vận dụng qui tắc AACR2 trong mô tả ở các trường này cho tên người Việt N am như sau: 100 0# $a Xuân Diệu (tên bút danh - tên không gồm họ) 100 1# $a N guyễn, Minh Châu (họ và tên đầy đủ - tên có họ) Dấu phảy (,) ở tiêu đề mô tả trong AACR2 làm rõ thành phần Họ trong cấu thành toàn bộ tên người và chỉ ra yếu tố nào của tên người được lấy làm dẫn tố (Entry) trong tiêu đề mô tả. Điều này phù hợp với các chỉ thị trường (Indicators) trong trường 100 và 700 của MARC21. Việc áp dụng một qui tắc nhỏ của AACR2 như trên sau này đã phù hợp với tài liệu hướng dẫn MARC21 do Trung tâm TTKH&CN QG biên soạn (2005) và TCVN 7539:2005 - Thông tin tư liệu - Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục. 3. 4 Quá trình áp dụng bảng phân loại DDC rút gọn N gay sau khi thành lập Trung tâm TT-TV ĐHQGHN sử dụng 3 bảng phân loại để phân loại tài liệu. Đó là Bảng phân loại thư viện-thư mục Liên xô (BBK); Bảng phân loại tổng hợp thập tiến dùng cho thư viện khoa học tổng hợp, do TVQGV( biên soạn (PTB); Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC) rút gọn 3 cấp do một nhóm chuyên gia biên soạn. Bảng BBK dùng định kí hiệu phân loại cho tài liệu kho phòng Phục vụ bạn đọc Đại học KHXH&N V và KHTN (Thư viện ĐHTHHN cũ). Bảng PTB dùng phân loại tài liệu kho Phòng phục vụ bạn đọc ĐHN N (Thư viện ĐHSPN N cũ). Còn bảng DDC rút gọn 3 cấp, để phân loại tài liệu các kho mở (chủ yếu là kho tra cứu từ 1500 -2000 bản) của Trung tâm từ 1997. Đây là kết quả của sự kế thừa và phát triển công tác phân loại từ các thư viện đại học thành viên trước năm 1997. Chính điều phức tạp này đã đặt ra vấn đề là phải lựa chọn một bảng phân loại thích hợp để áp dụng cho Trung tâm trong thời gian trước mắt và lâu dài. Việc lựa chọn bảng phân loại cho Trung tâm trong giai đoạn vừa qua đã dựa trên một số tiêu chí sau: (1)Tính liên tục, không làm gián đoạn công tác phân loại và tổ chức hệ thống MLPL phiếu của các kho tài liệu đã có mà thường là số lượng rất lớn và thói quen sử dụng bộ máy tra cứu của N DT; (2) Phù hợp và tiện lợi cho việc tổ chức kho mở và trao đổi thông tin thư mục với các thư viện hiện đại và tiên tiến ở khu vực và trên thế giới, tiến đến hội nhập với khu vực và quốc tế về lĩnh vực này; (3) Phù hợp với hệ thống chính trị và điều kiện kinh tế xã hội của đất nước. Trung tâm đã tiến hành các bước đi thích hợp để chuyển đổi sử dụng bảng phân loại cho phù hợp. Sau khi có bản DDC13 rút gọn (bản tiếng Anh 1997), DDC rút gọn (bản tiếng Pháp năm 1998) và một số bản DDC tiếng Việt, Trung tâm đã chỉnh lí và tiến hành áp dụng thí điểm. Đến năm 2003, Trung tâm đã không sử dụng bảng PTB nữa và chỉ sử dụng 2 bảng phân loại là BBK và DDC, cho đến tháng 8 năm 2005 chỉ còn sử dụng 1 bảng là DDC rút gọn, được biên soạn dựa trên bản DDC rút gọn tiếng Pháp. Sự kiện vừa qua, Thư viện Quốc gia VN chính thức công bố DDC 14, bản tiếng Việt, là một thuận lợi cho Trung tâm trong công tác phân loại tài liệu. Bởi vì Trung tâm là một trong những thư viện đại học đầu tiên ở phía Bắc áp dụng bảng DDC rút gọn vào phân loại tài liệu. N hững kinh nghiệm sử dụng DDC đã có cộng với 1 bảng DDC chính thức được biên dịch sẽ tạo cho công tác phân loại của Trung tâm có bước phát triển tốt hơn. N hư vậy có thể thấy hướng đi của Trung tâm trong thời gian qua về lựa chọn và áp dụng bảng phân loại trong công tác biên mục tài liệu là đúng hướng và cập nhật. 4. Kết quả và định hướng Đến nay đã được 10 năm hoạt động theo mô hình mới, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã có những thành công nhất định trong việc thực hiện sứ mạng của mình là đảm bảo ngày càng tốt hơn thông tin tư liệu cho sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao của Đại học Quốc gia Hà N ội. Một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công trên là Trung tâm đã có và thực hiện tốt một chiến lược chu+n hóa từng bước các tiêu chu+n nghiệp vụ thông tin - thư viện theo hướng hội nhập khu vực và quốc tế. Để thực hiện chiến lược đó, Trung tâm đã có những bước đi thích hợp trong quá trình chuNn hóa các khâu nghiệp vụ TT-TV để đi đến các tiêu chuNn khu vực và quốc tế. Đó là tổ chức kho theo hướng kho mở; áp dụng các tiêu chu+n tiên tiến vào biên mục mô tả, như khổ mẫu MARC21 và một số điểm trong qui tắc AACR2. Trong biên mục theo nội dung, từ chỗ có tới 3 bảng phân loại, đã tiến tới dùng 1 bảng là bản DDC rút gọn dạng thí điểm. N hững tiêu chuNn nghiệp vụ trên được áp dụng trong công tác xử lí tài liệu của Trung tâm đã tạo ra những sản phNm và dịch vụ thông tin chất lượng cao hơn, có khả năng chia sẻ với các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài nước. Sự lựa chọn các tiêu chuNn nghiệp vụ trên của Trung tâm đã đúng hướng và phù hợp với hướng lựa chọn hiện nay của các thư viện Việt N am. Tuy nhiên hiện nay, Trung tâm vẫn còn một số tồn tại, như vấn đề áp dụng từ khoá có kiểm soát hay áp dụng đề mục chủ đề? Lâu nay trong CSDL của Trung tâm, nhiều nhất vẫn là từ khoá tự do, gần đây đã sử dụng Bộ từ khóa KHCN có kiểm soát của Trung tâm TTKH&CN QG và Bộ từ khóa có kiểm soát của TVQGVN để xử lí tài liệu. Đó cũng là vấn đề chung của các thư viện đại học trong việc áp dụng công cụ gì trong biên bục theo chủ đề. Sắp tới, Trung tâm sẽ chú trọng phát triển nguồn tin điện tử, tài liệu số hoá, do vậy vấn đề nghiên cứu áp dụng các tiêu chuNn liên quan đến xử lí, lưu trữ và phục vụ loại tài liệu này đã được đặt ra. Ví dụ như các chuNn biên mục MARC XML, chuNn biên mục siêu dữ liệu DC (Dublin Core), các chuNn liên thông hệ thống, … N hư vậy có thể thấy, trong việc tiến tới chuNn hoá các khâu nghiệp vụ trong cơ quan TT-TV, vấn đề định hướng tới tiêu chuNn gì? Và bước đi như thế nào cho thích hợp là rất quan trọng. Điều này càng có ý nghĩa hơn khi các cơ quan thông tin - thư viện vẫn phải liên tục phục vụ người dùng tin và trong nước không phải một sớm một chiều mà đã có ngay các công cụ tiêu chuNn cho các hoạt động nghiệp vụ và thậm trí ngay cả tạo ra một sự đồng thuận cũng là một điều không đơn giản./. Tài liệu tham khảo 1. Áp dụng khung phân loại DDC vào việc tổ chức kho mở / Vũ Văn Sơn // Kỷ yếu Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động TT-TV. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN , 2002 .- tr. 45-49 2. Áp dụng MARC21 ở một số thư viện đại học Việt N am / N guyễn Văn Hành // Tạp chí Thông tin và Tư liệu, 2006, số 2 .- tr.20-22 3. Công tác xử lí tài liệu của Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà N ội, thực trang và giải pháp / Trần Thị Quý // Kỷ yếu Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động TT-TV. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN , 2002 .- tr.23-28 4. Hoạt động tiêu chuNn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu: hiện trạng và định hướng phát triển / Tạ Bá Hưng, N guyễn Tiến Đức, Phan Huy Quế // Kỷ yếu hội thảo Tăng cường công tác tiêu chuNn hóa trong hoạt động thông tin tư liệu . Trung tâm TTKH&CN QG, 11/2006 .- Tr.3-13 5. Một số vấn đề về áp dụng bảng phân loại ở Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà N ội / N guyễn Văn Hành // Kỷ yếu Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động TT-TV. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN , 2002.- tr.20-22 6. Quá trình chuNn hóa các tiêu chuNn nghiệp vụ tại Trung tâm TT-TV ĐHQGHN / N guyễn Văn Hành // Kỷ yếu hội thảo Tăng cường công tác tiêu chuNn hóa trong hoạt động thông tin tư liệu.Trung tâm TTKH&CN QG, 11/2006.- Tr. 113-119 7. Standards and Best Practices: Route to Vietnamese Library Globalization / Patricia G. Oyler // Kỷ yếu Hội thảo quốc tế Thư viện Việt N am hội nhập và phát triển. Tp.HCM. 28-30/8/2006 .- Http://gralib.hcmuns.edu.vn 8. Vài nét về hoạt động số hoá tài liệu tại Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà N ội / N guyễn Huy Chương, Lâm Quang Tùng // Kỷ yếu hội thảo chuyên đề quản trị và chia sẻ các nguồn tin số hoá. 2005

Tài liệu liên quan