BÀI 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
QUẢN THỜI GIAN
Nội dung
Mục tiêu
Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức
Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ được trang
công việc;
bị, hướng dẫn về các nội dung:
Các phương pháp để tổ chức công việc
Hiểu và nắm rõ được lý do cũng sự như cần
hiệu quả.
thiết của việc áp dụng kỹ năng tổ chức công
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
việc,
quản
thời
gian
trong
đời
sống
hàng ngày;
Hiểu và nắm vững được các yếu tố cần thiết để
tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;
Hiểu và nắm bắt được về các phương pháp để
tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;
Biết cách sắp xếp, điều phối, tổ chức các công
việc hàng ngày một cách hiệu quả, nâng cao
chất lượng cuộc sống.
Hướng dẫn học
Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương
trình đã cung cấp.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
1
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2 người và du
khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ýlà cầu dài nên không thể ném
đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi
của mỗi người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2 người một nhanh một chậm đi
qua cầu thì thời gian sẽ tính theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập.
Câu hỏi: Làm cách nào để 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng
thời gian ấy là bao lâu, và đi như thế nào?
PPH101_Bai2_v1.0018109225
2
Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức công việc
Khái niệm về tổ chức công việc
Trong thời đại ngày nay, mỗi người cần phải làm việc hết công suất để theo kịp tiến độ
công việc. Vì lí do đó, việc bị stress là điều dễ hiểu và xảy ra thường xuyên. Vậy phải giải
quyết như thế nào? Kỹ năng tổ chức công việc luôn được ưu tiên cao nhất mỗi khi có vấn
đề này xảy đến.
Vậy tổ chức công việc là gì?
Hiểu theo nghĩa hẹp, tổ chức công việc là quá trình sắp xếp phân bổ các nguồn lực để xử
lý và hoàn thiện các công việc được giao. Đây là nhiệm vụ mà gần như tất cả mỗi cá nhân
trong chúng ta đều phải đối diện và xử lý trong cuộc sống.
Hiểu theo nghĩa rộng thì tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và
phân công cho các cá nhân, bộ phận/đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong
nội bộ công việc, tổ chức. Tổ chức công việc theo nghĩa rộng tức là thực hiện đồng thời
chức năng hoạch định và tổ chức sắp xếp trong quản trị. Tổ chức công việc theo nghĩa rộng
chính là việc dự trù hướng tới xác định những công việc mà mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức,
doanh nghiệp cần phải thựchiện, trongđó tính toán cácphươngán, kếhoạch phân bổ nguồn
lực để có thể tổ chức thực hiện các công việc.
Tựu chung lại thì tổ chức công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định
biện pháp tốt nhất để thực hiện được những mục tiêu đó. Hoạt động này liên hệ đến những
mục đích cũng như hệ thống các phương pháp, phương tiện để thực hiện các mục đích đó.
Tầm quan trọng của tổ chức công việc hiệu quả
Tổ chức công việc là một trong những nhiệm vụ bắt buộc mà mỗi cá nhân với tư cách là cá
nhân hay là thành viên của các nhóm, tổ chức, đơn vị xã hội khác nhau đều phải đối mặt và
xử lý trong cuộc sống hằng ngày. Việc tổ chức công việc hiệu quả nhờ đó giúp đem lại rất
nhiều lợi ích, cụ thể:
Đối với từng nhân
Tổ chức công việc giúp nâng cao năngsuất trongxử lý các vấn đề trong cuộc sống. Thật
vậy, dù là theo nghĩa hẹp hay nghĩa rộng thì việc tạo tư duy và tổ chức triển khai công
việc một cách logic khoa học giúp cho mỗi cá nhân sử dụng thời gian một cách hiệu
quả hơn, giải quyết được số lượng đầu việc nhiều hơn .
Không chỉ giúp tăng năng suất xử lý công việc, sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả
còn góp phần tăng chất lượng xử lý công việc. Bởi nhờ ý thức sắp xếp và tổ chức công
việc hiệu quả, mỗi cá nhân được thúc đẩy lối tư duy khoa học để có thể tìm ra những
hướng sáng tạo giúp tăng chất lượng hiệu quả xử lý công việc.
Thông qua việc thúc đẩy nâng cao hiệu suất và chất lượng sắp xếp và giải quyết các đầu
công việc, kỹ năng tổ chức công việc giúp mỗi cá nhân gia tăng niềm tin vào cuộc sống
đồng thời giúp giảm căng thẳng áp lực.
Bởi nhờ lối tư duy khoa học, mạch lạc, ưu tiên việc phân bổ và sắp xếp các nguồn lực
theo hướng tối ưu hoá chất lượng và hiệu suất công việc, mỗi cá nhân sẽ tự cảm nhận
và đo lường được hiệu quả thiết thực từ tổ chức công việc, từ đó các nhiệm vụ công
PPH101_Bai2_v1.0018109225
3