DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ ĐỒNG HӞI HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH 2. Lãnh đạo và đӝng viên Tháng 11, 2003 Dựa theo tài liệu của trường Đại học Quản lý Henley và các quyển sách của John P. Kotter, John L. Thomson, Tom Peters và John A. Shtogren Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên LÃNH ĐҤO VÀ ĐӜNG VIÊN Lãnh đạo không phải là chuyện quản lý, mà là tạo dựng còn phải có một tầm nhìn và biến tầm nhìn trở thành hin thệ ực. Dân tộc Việt Nam ngày này là kết quả của việc thực hiện tầm nhìn của Chủ tịch Hồ Chí Minh. Người đã thành công trong việc chia s mẻục tiêu chung của dân tộc tới những trái tim và khối óc của mọi người dân. Trong tài liệu này, bạn sẽ được học về sự khác biệt giữa quản lý và lãnh đạo, làm cách nào để tầm nhìn của bạn có sức thuyết phục và động viên mọi người cùng thực hiện tầm nhìn. 1. Lãnh đҥo là gì? Cùng với việc đề ra khuôn kh hoạt ổđộng, các giá trị và tạo động lực cho nhân viên, phân bổ ngân sách và các nguồn lực, nhiệm vụ của người lãnh đạo là xác định phương hướng tổng thể để tạo thuận lợi cho việc chọn lựa các giải pháp, đảm bảo những nỗ lực của tổ chức được thực hiện một cách có trọng tâm. Trách nhiệm của một người lãnh đạo bao gồm: • Đại diện cho các bên liên quan lãnh đạo tổ chức • Chỉ đạo thực hiện thông qua một sứ mệnh hoặc mục đích • Hình thành và thực hiện những thay đổi về chiến lược của tổ chức • Theo dõi và giám sát các hoạt động, đặc biệt các hoạt động liên quan đến kết quả tài chính, nng sut, chấ ăt ấ lượng, các dịch vụ mới và phát triển nhân lực. Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 1 Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên • Cung cấp các chính sách và hng dướẫn thực hiện cho các cán bộ quản lý khác to đạiều kiện thuận lơi cho công tác quản lý và các thay đổi trong chiến lược. Dưới đây là 6 quan niệm phổ biến về lãnh đạo: Sai Đúng Quan Lãnh đạo chỉ tồn tại ở cấp Lãnh đạo cần thiết đối với niệm 1 cao nhất của tổ chức tất cả các cấp trong một tổ chức Quan Lãnh đạo là một kỹ năng Ai cũng có khả năng lãnh niệm 2 hiếm có đạo Kỹ năng lãnh đạo là bẩm Kỹ năng lãnh đạo có thể Quan sinh, không phải do rèn đạt được từ quá trình học niệm 3 luyện hỏi, rèn luyện Những người lãnh đạo là Một số người lãnh đạo có Quan những người có sức sức thuyết phục, nhưng niệm 4 thuyết phục hầu hết là không Người lãnh đạo kiểm Lãnh đạo không phải là Quan soát, chỉ đạo, thúc giục, thực hiện quyền lực mà là niệm 5 lôi kéo trao quyền cho người khác Chức năng lãnh đạo là Quan Chức năng của người đương đầu với sự thay niệm 6 lãnh đạo chỉ giải quyết đổi, còn chức năng quản những vấn đề phức tạp lý là đương đầu với các vấn đề phức tạp Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 2 Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên 2. Vai trò của người Lãnh đҥo có tầm chiến lược • Một nhà lãnh đạo có tầm chiến lược phải có khả năng chỉ đҥo tổ chức của mình. Người đó phải đảm bảo rằng các mục tiêu và chiến lược dài hn ạ được xây dựng và những nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện phải hiểu rõ và ng ủ hộ những mục tiêu và chiến lược này. • Những chiến lược dự kiến sẽ được thực hiện thông qua một cơ cấu tổ chức do nhà Lãnh đạo có tầm chiến lược lựa chọn. • Người lãnh đạo phải thiết lập được một hệ thống thông tin để giúp các nhân viên có thể hiểu rõ về chiến lược, ngoài ra đảm bảo người lãnh đạo chiến lược được cập nhật về những thay đổi đang diễn ra. Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 3 Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên 3. Sự khác biệt giữa quản lý và lãnh đҥo Khi quản lý, chúng ta: Khi lãnh đҥo, chúng ta: • Giải quyết những công việc • Dự đoán trước những khả cần phải làm trong ngày hôm năng có thể xảy ra trong nay ngày mai • Nỗ lực đem lại cho tổ chức • Cố gắng triển khai công việc nhiều hơn bằng cách duy trì và đưa ra những việc mới các hoạt động • Dựa trên các nguyên tắc và • Dẫn dắt bằng việc nêu quy trình để đảm bảo các hoạt gương thông qua các hành động được thực hiện theo động để chứng minh giá trị đúng kế hoạch và đồng bộ của công việc – Làm như tôi nói – Làm như tôi làm • Truyền đạt rõ ràng các chỉ dẫn • Biết lắng nghe để có thể hiểu để mọi người hiểu và thực hiện và thể hiện sự tôn trọng theo • Cung cấp chi tiết để công việc • Chia sẻ với nhân viên về mục được hoàn thành tiêu chung để chỉ cho họ thấy vị trí của họ trong đó • Sử dụng các kỹ năng để xác • Đưa ra hướng dẫn tổng thể định phương pháp và các hệ và thỉnh thoảng kiểm tra thống • Sử dụng chuỗi mệnh lệnh để • Trao quyền cho mọi người truyền đạt các chỉ dẫn làm những gì mà họ cho là tốt nhất • Trợ cấp cho nhân viên làm • Cùng làm việc với mọi người những công việc khó khăn để xây dựng những nhiệm vụ đáng làm • Thúc giục mọi người làm việc • Động viên mọi người phát nhiều hơn huy hết khả năng của mình • Dựa vào các chuyên gia và • Thành lập các nhóm giải giao nhiệm vụ cho những quyết các vấn đề phức tạp người có năng lực nhất • Giảm thiểu sự phản đối bằng • Nâng cao cam kết bằng cách cách sử dụng kết hợp các kêu gọi mọi người chủ động phương pháp logic và dữ kiện tham gia • Giảm thiểu tối đa sự lo sợ thay • Phát huy tối đa lòng nhiệt đổi huyết và dám chấp nhận thử thách của việc thay đổi • Giảm thiểu rủi ro và tránh mắc • Khuyến khích thử nghiệm, Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 4 Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên các sai lầm đổi mới và chấp nhận rủi ro • Cố gắng đơn giản hoá, rõ ràng • Chấp nhận khó khăn và và giữ tính liên tục không ngại sự xáo trộn • Chú trọng tính trung thực và • Chú trọng tính chính xác và chính trực hiệu qủa - Hãy làm những gì được - Hãy làm đúng! xem là đúng 4. Tầm nhìn chiến lược Bạn phải hình thành và truyền đạt với mọi người một bức tranh tương lai hấp dẫn. Tuy nhiên, bạn không thể dẫn dắt mọi người đến được nơi đó nếu trong suy ngh của chính bĩ n và ạ người khác vẫn chưa hình thành rõ nét v bứềc tranh đó. Lãnh đạo, trước hết là thay đổi và luôn vận động, chứ không phải đứng yên. Bạn cần phải có một mong ước, một đích đến trước khi bạn bắt đầu lãnh đạo. • Một tầm nhìn phải thoả mãn được câu hỏi: “Chúng ta muốn đạt được gì? “ • Là động lực mạnh mẽ trong mỗi người • Liên kết mọi người và gắn kết các hoạt động đa dạng với nhau • Một tầm nhìn nếu được thực hiện đúng sẽ mang lại sự hứng khởi, thoải mái và phát huy tính sáng tạo • Tầm nhìn phải bắt nguồn từ mỗi cá nhân chứ không phải là sản phầm của việc lập kế hoạch chiến lược áp đặt từ trên xuống • Cần có thời gian mọi người hiểu về tầm nhìn và đạt được cam kết Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 5 Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên Từ Tầm nhìn đến Sứ mệnh: • Tầm nhìn mô tả tổ chức sẽ phát triển như thế nào trong tương lai xa • Bản tuyên b sốứ mệnh phản ảnh mục đích chính ca tủổ chức, cụ thể đề cập đến lý do tại sao tổ chức này tồn tại, tính chất các hot ạđộng, và đối tượng khách hàng mà t ổ chức sẽ phục vụ và cách làm thoả mãn khách hàng. Một tuyên bố sứ mệnh rõ ràng cần có 5 đặc điểm sau: • Tạo hứng thú và truyền cảm hứng • Liên quan đến tất cả các bên tham gia trong tổ chức, chứ không chỉ riêng cho nhân viên hay các nhà quản lý. • Nêu rõ sự khác biệt giữa tổ chức này với các tổ chức tương tự khác. • Xác định các hoạt động mà tổ chức muốn tham gia, không nhất thiết phải thực sự tham gia • Đề ra các mục tiêu có tính khả thi và có thể đo lường được 5. Lãnh đҥo hiệu quả Dưới đây là những năng lực và kỹ năng cần thiết để lãnh đạo hiệu quả: • Có khả năng xây dựng tầm nhìn dựa trên văn hoá và hệ thống giá trị của tổ chức • Có niềm tin vào thành công, thế mạnh và những năng lực có thể phát triển của tổ chức • Có khả năng thành lập và điều hành một đội ngũ những nhà quản lý có hiệu quả Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 6 Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên • Có khả năng nhận biết và tổng hợp những tiến triển quan trọng, từ bên trong và bên ngoài tổ chức. • Có kỹ năng phân quyền, phân cấp trách nhiệm và khuyến khích, động viên có hiệu quả • Có uy tín và năng lực, sử dụng quyền lực và gây ảnh hưởng để tạo ra sự thay đổi • Có kỹ năng thực hiện công việc • Có quyết tâm và kiên định theo đuổi tầm nhìn và sứ mệnh đã đề ra • Có sức chịu đựng về tinh thần và thể chất • Linh hoạt, nhận thấy được nhu cầu thay đổi chiến lược, cơ cấu, phương thức thực hiện. 6. Quản lý bằng cách tiếp xúc trực tiếp với các cấp dưới Gặp gỡ và nói chuyện với mọi người là phương pháp quan trọng để động viên h. ọĐây được xem là một phương pháp hướng dẫn có hiệu quả. Bạn cần phải có những lưc thơ thẩn, tiếp xúc với nhân viên trong tổ chức, lắng nghe và nói chuyện với họ về những vn ấ đề riêng tư và những vn đềấ của tổ chức. • Bắt đầu với những nhân viên cấp dưới trong tổ chức. Với cách làm này, bạn sẽ ch cho nhỉ ững nhân viên này thấy rằng họ rất quan trọng đối với tổ chức. Những người ở cấp lãnh đạo của tổ chức đã biết rõ về điều này. • Không nên thay đổi trật tự hiện có bằng cách giao một công việc gây mâu thuẫn với sự phân công của người khác. Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 7 Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên • Chức năng của việc quản lý bằng cách tiếp xúc trực tiếp với cấp dưới là để giải đáp những thắc mắc hay những quan tâm của mọi người mà nếu không đi, những điều này không bao giờ đến được tai bạn • Một chức năng khác là để hướng dẫn và truyền đạt các giá trị một cách trực tiếp với nhân viên • Có thể nhận biết được những vấn đề mà nhân viên không dám phản ánh với bạn • Phương pháp này đặc biệt quan trọng trong trường hợp áp dụng các thay đổi, nó chỉ cho mọi người thấy rằng có người đang chịu trách nhiệm 7. Thế nào là đӝng viên? Động viên là những gì khiến người khác hành động hay cư xử theo cách của họ. Động viên là được dựa trên hai khái niệm cơ bản: • Nhu cầu tự có của mỗi cá nhân • Những mục tiêu mà cá nhân đang hướng tới. Điều quan trọng là cần phải nhìn nhận vai trò của việc nhận thức về động viên. Mỗi người có cách nhìn nhận khác nhau đối với một tình hình c thụ ể, tuỳ theo cách nhìn nhn cậủa mӛi người và ý ngha cĩ ủa tình hung này ố đối với mӛi người. Do đó nhận thức của họ không nhất thiết bị ảnh hưởng bởi thực tế khách quan của tình huống đó. Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 8 Trung tâm Phổ biến kiến thức- dự án PTĐTĐH: 2. Kỹ năng lãnh đạo và động viên 8. Mọi người muốn gì từ công việc của họ? Nếu muốn các nhân viên có óng góp hiđ u quệả cho tổ chức, điều quan trọng là họ phải cảm thấy được động viên, khuyn ế khích. Các yếu tố cần thiết để có thể động viên mọi người là: • Tiềm năng đóng góp và hoàn thành thông qua công việc • Ghi nhận các cố gắng và thành công • Cơ hội thăng tiến • Lương và vị trí trong tổ chức • Công việc thú vị • Trách nhiệm • Không khí làm việc thoải mái Động viên là cách sử dụng có hiệu quả khát vọng của nhân viên muốn cải thiện công việc và dựa trên 10 nguyên tắc cơ bản sau: • Tất cả mọi người đều muốn được động viên hoặc có thể được động viên • Mọi người hành động vì có lý do của riêng họ, chứ không vì lý do của bạn hay của tôi • Con người thay đổi bởi vì sự quan tâm, áp lực hay nhu cầu • Chìa khoá để giao tiếp hiệu quả là gặp gỡ từng cá nhân • Cách tốt nhất để mọi người lắng nghe bạn là bạn phải biết lắng nghe mọi người • Lòng tự hào một động lực mạnh mẽ • Cho dù không thể thay đổi được bản chất của con người, bạn vẫn có thể thay đổi được hành vi của họ • Nhận thức của nhân viên trở thành hiện thực của người lãnh đạo Dự án Phát Triển Đô Thị Đồng Hới 9