1. 9 CÁCH NGĂN CHẶN GIAN LẬN TÀI CHÍNH Ở CÁC  DOANH NGHIỆP ĐA CHI NHÁNH Theo báo cáo của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp   mất khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp   dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận. Dưới đây là 9 phương pháp ngăn chặn gian lận tài chính mà các CEO có thể  chủ  động áp  dụng ở doanh nghiệp mình, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh.
  2. 1. Phân công trách nhiệm Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát môt giao d ̣ ịch tai chinh t ̀ ́ ừ đầu đến cuối.   Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ  là người   vào sổ theo dõi công nợ và đối chiêu các tài kho ́ ản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ  làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn   để giấu diếm sự biển thủ của họ.
  3. 2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng Không giao cho một người  ở  vị  trí có thể  biển thủ  tiền một cơ  hội nào để  huỷ  hoặc di  chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền,  các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các   trường hợp: Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn  không biết Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối   với tiền mặt Các chữ ký trông giả mạo Mất séc, hoặc tấm séc xuât ra không đung sô th ́ ́ ́ ứ tự Séc phát hành cho bên thứ  ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty   của bạn
  4. Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ  đăng ký của  bạn 3. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá  và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số  sẵn, và kiểm tra các   số séc một cách thường xuyên để  phát hiện số  bị mất. Bạn hãy lập quy trình “séc mất hiệu   lực” để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực.
  5. 4. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng no đang đê ban phai làm. B ́ ́ ̉ ̣ ̉ ạn hãy kiểm tra các   tấm séc để  đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái   tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà  bạn phải tra l ̉ ương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc ban xuât ra. ̣ ́
  6. 5. Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xac minh các khoan tiên ́ ̉ ̀  ̀ ạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vao đ thu vao. B ̀ ều được ký hậu đúng. Bạn hãy  cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có  thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt. Ngoài ra, bạn cũng nên điều tra các khiếu nại của khách hàng về viêc ho đa thanh toan đung ̣ ̣ ̃ ́ ́   ̣ hen nh ưng vân bi nhăc nh ̃ ̣ ́ ở la thanh toan châm. B ̀ ́ ̣ ạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc   của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.
  7. 6. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi Một nhân viên đang biển thủ  công quỹ  luôn cố  gắng để  giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều   chủ doanh nghiệp đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên tại các chi nhánh có vẻ rất  trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người  ăn cắp thực sự. Bạn có thể điều chuyển nhân viên giữa các chi nhánh hoặc cho phép nhân viên kế toán được   nghỉ ngơi để kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý. 7. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên Nếu bạn muốn có sự  minh bạch và đảm bảo từ  trong nội bộ  công ty, bạn nên bắt đầu xây  dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Cùng với kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ  được coi là   một chuyên gia tư vấn trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh.
  8. Các tập đoàn kinh tế lớn, các tổ chức ngân hàng và bảo hiểm, các tập đoàn đa quốc gia, các   doanh nghiệp niêm yết đều đang coi kiểm toán nội bộ là vấn đề  trọng tâm nhằm phát hiện,   ngăn ngừa và xử lý rủi ro tổng thể trước khi rủi ro có thể phát tán ra bên ngoài.
  9. 8. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế  toán luộm thuộm và việc giám sát thì   lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ  dàng giữ  lại tiền mặt và phiêu thu. Là m ́ ột chủ  doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hê thông s ̣ ́ ổ sách kế toán của công ty bạn và cấu trúc lại toàn   bộ hệ thống sổ sách nếu cần thiết. 9. Sử dụng phần mềm kế toán online Sử  dụng phần mềm kế  toán hoặc hệ  thống quản trị  doanh nghiệp tổng thế  là cách mà rất  nhiều doanh nghiệp sử dụng để ngăn chặn gian lận tài chính.
  10. Các phần mềm cho phép phân quyền sử dụng và cung cấp báo cáo kịp thời khiến người đứng   đầu doanh nghiệp luôn nắm bắt tức thời tình hình doanh thu của doanh nghiệp mình và phát   hiện bất thường gần như ngay lập tức.