Kỹ năng soạn thảo văn bản của Đoàn

 

Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu. Tuỳ theo từng lĩnh vực đời sống hội quản Nhà nước văn bản những nội dung, hình thức khác nhau.

 

I.  NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN.

1.  Khái niệm:

Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu. Tuỳ theo từng lĩnh vực đời sống hội quản Nhà nước văn bản những nội dung, hình thức khác nhau.

Văn bản, còn phương tiện trao đổi, bày tỏ quan điểm, ý chí, tình cảm giữa bên này với bên kia và thường mang một số yếu tố nổi bật: Yếu tố pháp lý; yếu tố quản lý, lãnh đạo; yếu tố kinh tế ­ xã hội; yếu tố văn học, lịch sử.

2.  Các nguyên tắc cần nắm vững khi soạn thảo một văn bản.

­  Mỗi văn bản cần tập trung vào một số vấn đề nhất định, tránh đưa nhiều vấn đề khác nhau, đặc biệt những vấn đề mâu thuẫn với nhau. Làm như vậy văn bản sẽ kém hiệu lực.

­  Phải căn cứ vào tính chất của vấn đề để dùng hình thức văn bản cho phù hợp.

­  Văn bản phải được qui định phạm vi hiệu lực về không gian, thời gian đối tượng tác động.

­  Phải chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ thống, khoa học, tránh sự trùng lặp không đáng đảm bảo văn bản cấp dưới phục tùng văn bản cấp trên.

­  Phải nắm vững những qui định về thẩm quyền ban hành văn bản. Thông thường phụ thuộc vào 3 yếu tố: phạm vi chức trách được phân cấp quản lý hoặc được uỷ quyền (quyền hạn, tính chất các vấn đề mà văn bản thể hiện (cấp bách, quan trọng) và phạm vi lãnh thổ mà văn bản phát huy hiệu lực.

3.  Cách trình bày một văn bản

­  Tiêu đề văn bản bao gồm: Tên quan, số hiệu, quốc hiệu, địa danh thời gian ra văn bản

+ Dòng đầu tiên cùng góc trái ghi tên của cơ quan chủ quản trực tiếp của cơ quan ra văn bản (các văn bản của Đoàn ghi thống nhất: Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

+ Dòng 2: Đường gạch chân cơ quan ra văn bản

+ Dòng 4: Số và ký hiệu

+ Dòng 5: Trích yếu văn bản (nếu là công văn hay tờ trình)

+ Dòng đầu tiên trên cùng góc phải ghi quốc hiệu: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (dòng 1); Độc lập ­ Tự do ­ hạnh phúc (dòng 2). Lưu ý: Những văn bản ban hành nội bộ trong hệ thống tổ chức của Đoàn không nhất thiết phải có quốc hiệu.

+ Dòng tiếp theo dưới quốc hiệu ghi địa danh, ngày, tháng, năm

­  Tên và trích yếu


+ Tên loại văn bản bằng chữ in hoa

+ Trích yếu văn bản chữ in thường: Ngắn gọn khái quát nội dung bằng một câu giúp người lưu trữ phân loại chính xác, nhanh chóng các loại văn bản.

­  Nội dung gồm 3 phần

+ Mở đầu: Ghi tình hình khái quát, đặt vấn đề hoặc những căn cứ ra văn bản.

+ Phần thân: Ghi toàn bộ những nội dung chính yếu của văn bản

+ Phần đóng: Ghi biện pháp chỉ đạo hoặc yêu cầu thực hiện văn bản.

­  Nơi nhận: Ghi góc trái cuối văn bản: Để thực hiện, để báo cáo để lưu.

­  Chức vụ, chữ của người thẩm quyền con dấu: Ghi góc phải cuối văn bản.

II.  KỸ NĂNG SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN THÔNG DỤNG

1.  Soạn thảo quyết định

Khi soạn thảo quyết định thông thường vẫn các điểm chung như: Quốc hiệu, địa danh ngày tháng ra quyết định, số ký hiệu, tên gọi, trích yếu và nội dung quyết định. Trong phần nội dung có 2 phần nhỏ là:

­  Căn cứ quyết định

­  Nội dung các mệnh lệnh

dụ: Quyết định thành lập một chi đoàn trực thuộc Đoàn (phường, thị trấn) thành thường 4 ý, mỗi ý được trình bày một điều khoản như sau:

Điều 1: Quyết định thành lập chi đoàn (tên), thành lập ngày tháng năm nào? Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chi đoàn...

Điều 3: Cử các đồng chí... vào BCH lâm thời của chi đoàn. Điều 4: Trách nhiệm thi hành quyết định, có hiệu lực từ ngày...

2.  Soạn thảo báo cáo

a.  Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:

­  Phải đảm bảo trung thực, chính xác

­  Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm

­  Báo cáo phải kịp thời

 

 

 

b.  Các loại báo cáo:

 

 

 

­  Báo cáo tuần


­  Báo cáo hàng tháng, quý

 

 

 

­  Báo cáo 6 tháng hoặc 1 năm

 

 

 

­  Báo cáo bất thường, đột xuất

 

 

 

­  Báo cáo chuyên đề

 

 

 

­  Báo cáo hội nghị

 

 

 

­Báo cáo nào cũng cần đạt được những yêu cầu đã nêu được trình bày theo những quy tắc nhất định.

 

 

 

c.  Phương pháp viết một bản báo cáo:

 

 

 

*  Công tác chuẩn bị:

 

 

 

­  Xác định mục tiêu yêu cầu của báo cáo

 

 

 

­  Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết


 

 

 

 

­  Phần nội dung thường 3 phần nhỏ sau:

 

 

 

+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra.

 

 

 

+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

 

 

 

+ Phần 3: Nêu những phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.

 

 

 

­  Thu thập thông tin, liệu để đưa vào báo cáo

 

 

 

­  Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

 

 

 

­  Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát

 

 

 

­  Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

 

 

 

*  Xây dựng đề cương chi tiết:


 

 

 

 

­  Mở đầu

 

 

 

Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện, hoàn cảnh ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

 

 

 

­  Nội dung chính:

 

 

 

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

 

 

 

+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện

 

 

 

+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan

 

 

 

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm

 

 

 

+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới

 

 

 

+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm


 

 

 

 

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện

 

 

 

+ Những kiến nghị với cấp trên

 

 

 

+ Nhận định những triển vọng

 

 

 

*  Viết dự thảo báo cáo:

 

 

 

­  Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh hoạ, trình bày theo lối biểu mẫu, theo đồ các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn

 

 

 

­  Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ

 

 

 

­  Những báo cáo chuyên đề, thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo...