QUAÛN
LYÙ
THÔØI
GIAN
Thôøi gian laø quyù baùu cho nhaø laõnh ñaïo. Duø ôû trong coâng vieäc naøo, baïn
vaãn phaûi bieát quaûn lyù thôøi gian cuûa mình. Khoâng coù khaùc bieät naøo giöõa
caùc caáp laõnh ñaïo. Laøm quaûn lyù thöôøng laø giao vieäc cho ngöôøi khaùc. Duø
vaäy, baïn khoâng theå toå chöùc giao vieäc hieäu quaû neáu baïn khoâng töï mình
toå chöùc cho mình. Thôøi gian laø taøi nguyeân hieám hoi. Töï toå chöùc vaø saép
xeáp traùch nhieäm coù yù nghóa laø toå chöùc vaø söû duïng quyõ thôøi gian cuûa
baïn
cho caù
nhaân
hay
trong coâng vieäc,
baïn
caàn
xaây
döïng cho mình
moät
chöông trình laøm vieäc xaùc ñònh roõ quyõ thôøi gian naøo daønh cho vieäc nhoû, ít
quan troïng vaø daønh nhieàu thôøi gian hôn cho vieäc lôùn, quan troïng hôn.
Tính chaát phöùc
taïp trong toå chöùc
ngaøy
nay khieán cho baïn
phaûi
thöïc söï
quan taâm ñeán vieäc saép xeáp chöông trình sao cho taän duïng thôøi gian toát
nhaát ñeå ñaït hieäu quaû cao nhaát.
Caàn phaûi thích öùng ñeå xaùc ñònh ñuùng ñaén, thaän troïng nhöõng ñieàu quan
troïng thaät söï cho duø caù nhaân hay trong coâng vieäc. Baïn phaûi suy tính nhö
vaäy tröôùc khi baét ñaàu chöông trình haønh ñoäng naøo ñeå taän duïng toái ña
thôøi gian coù ñöôïc.
Baïn caàn xaùc ñònh vaø phaân tích vieäc söû duïng cuûa baïn hieän nay. Chuùng
toâi ñeà nghò haõy giaûm thieåu nhöõng ñieàu ngaên trôû thôøi gian cuûa baïn vaø
ñaây laø vaøi yù kieán thöïc teá coù theå giuùp baïn khaéc phuïc. Sau cuøng, ñeà
nghò baïn laäp ra moät phöông aùn rieâng, trong ñoù baïn seõ quaûn lyù thôøi gian
cuûa mình moät caùch ñeàu ñaën.
Quaûn
lyù
thôøi
gian
Quaûn lyù nghóa laø laøm vieäc vaø toå chöùc cuøng vôùi ngöôøi khaùc. Phaàn lôùn
thôøi gian baïn ñaõ duøng ñeå giao tieáp, toå chöùc coâng vieäc vôùi nhaân vieân.
Muoán toå chöùc vôùi ngöôøi khaùc, baïn phaûi bieát töï toå chöùc vaø quaûn lyù
thôøi gian cuûa chính mình.
Quaûn lyù thôøi gian hieäu quaû ñem laïi nhieàu lôïi ích thuyeát phuïc
-
Laøm cho cuoäc soáng deã daøng hôn
-
Giaûm caêng thaúng (stress)
-
Taêng hieäu quaû
-
Taêng nieàm vui trong coâng vieäc
-
Taêng naêng suaát cuûa caù nhaân vaø taäp theå
-
Taêng "thôøi gian rieâng tö " cho baïn duøng
Quaûn lyù thôøi gian hieäu quaû seõ giuùp baïn suy nghó theâm cho coâng vieäc
quan troïng vaø thì giôø giaûi trí.
1
Naêm chöõ << A>> trong quaûn lyù thôøi gian hieäu quaû
sô ñoà 1
SÔ
ÑOÀ
ÑEÅ
QUAÛN
LYÙ
THÔØI
GIAN
TOÁT
HÔN
1) AWARE
2) ANALYSE
3) ATTACK
4) ASSIGN
5) ARRANGE
6) SAVE TIME,
BETTER USE
1. AWARE : Nhaän bieát : ñeå ñeà ra muïc tieâu cho caù nhaân & coâng vieäc. Sau
ñoù saép xeáp öu tieân
2. ANALYSE : Ñieàu caàn laøm
3. ATTACK : AÊn caép thôøi gian loaïi boû keû aên caép thôøi gian cuûa mình.
4. ASSIGN : Laäp thöù töï öu tieân
5. ARRANGE : Hoaøn thieän kyû naêng, laäp keá hoaïch
6. SAVE TIME, BETTER USE : Tieát kieäm thôøi gian, söû duïng thôøi gian toát hôn
1. Awareness : Nhaän
bieát
Nhaän bieát ñaâu laø ñieàu quan troïng cho caù nhaân vaø coâng vieäc. Giai ñoaïn
ñaàu tieân naøy giuùp xaùc ñònh muïc tieâu cuï theå caùc yeáu toá treân. Baïn phaûi
coi troïng caùc yeáu toá lieân quan ñeán caùch thöùc söû duïng thôøi gian, thoùi
quen, taùc phong, giao tieáp vaø traùch nhieäm coâng vieäc cuûa baïn.
2. Analysis : Phaân tích ñieàu caàn laøm.
2
Ñeå caûi thieän söû duïng thôøi gian baïn caàn ñaøo saâu chi tieát veà caùch söû
duïng thôøi gian hieän taïi / nhöõng ñieàu laøm maát thôøi gian. Phaân tích nhö vaäy
giuùp baïn seõ xaùc ñònh ñöôïc caàn laøm gì ñeå toát hôn.
3. Attack: AÊn caép thôøi gian (TG)
Coù nhieàu ñieàu
laøm maát thôøi gian cuûa baïn. Nhöõng “keû
caép thôøi gian”
caàn phaûi loaïi boû khi baïn chuù taâm vaøo nhöõng ñieàu caàn yeáu.
4. Asignment : Laäp traät töï öu tieân
Khi loaïi tröø “keû caép thôøi gian'', baïn nhôù laäp traät töï öu tieân cho coâng vieäc
ñang dang dôû.
Caàn laøm nhöõng vieäc naøy moät caùch ñeàu ñaën.
5. Arrangement: Saép ñaët keá hoaïch
Giai ñoaïn cuoái cuøng laø baïn phaûi saép xeáp thôøi gian coù muïc ñích roõ raøng.
Nhôù ñeàu ñaën hoaøn thieän caùc kyõ naêng “nhoû beù” keå treân ñeå phuïc hoài
thôøi gian ñaõ maát. Baïn caàn phaûi coù keá hoaïch thoâng minh.
Baây giôø chuùng ta cuøng xem kyõ hôn naêm giai ñoaïn naøy :
1.
AWARE
: Nhaän bieát
Tröôùc heát caàn phaûi hieåu roõ chính baïn ñeå coù theå hoaøn thieän vieäc quaûn
lyù thôøi gian. Moät, baïn nghieâm tuùc xaùc ñònh muïc ñích caù nhaân vaø coâng
vieäc (hay caùc troïng ñieåm) : seõ ñi ñaâu vaø muoán theá naøo. Haõy vieát caùc
muïc tieâu ra ñeå thaáy roõ möùc ñoä quan troïng ôû ñoù.
Hieäu quaû quaûn lyù thôøi gian coù ñöôïc töø hai caùch kieåm soaùt : töï kieåm
soaùt vaø kieåm soaùt coâng vieäc. Töï kieåm soaùt laø do hieåu bieát chính mình :
öu ñieåm, khuyeát ñieåm, nhaân caùch, caùch nhìn söï vieäc theo toång quan hay chi
tieát. Kieåm soaùt coâng vieäc laø hieåu roõ coâng vieäc töùc laø toå chöùc vaø vai
troø trong toå chöùc aáy. Vì laø laõnh ñaïo, baïn caàn hieåu roõ muïc ñích chính cuûa
cô quan. Ngöôøi ta seõ ñaùnh giaù baïn qua söï hieåu bieát naøy.
Khi ñeà ra muïc ñích vaø troïng taâm, baïn ñaõ thaáy ñaâu laø ñieàu quan troïng
thaät söï. Haõy nghó veà con ngöôøi baïn muoán taïo neân. Baïn höôùng söï nghieäp
veà ñaâu ? Cô quan baïn caàn ñaït ñöôïc ñieàu gì ?
Ñeå
laøm
roõ
muïc
ñích
khoâng
phaûi
laø
chuyeän
deã
daøng.
Baïn
bieát
qua
nhöõng lieân quan ñeán muïc tieâu. Nhöng coøn phaûi ñöa yù töôûng mình ra aùnh
saùng. Haõy laøm nhö sau :

Quan trong / Öu tieân :
Haõy
taùch
rieâng muïc
tieâu
cuûa gia ñình vôùi
muïc ñích
caù
nhaân
vaø coâng
vieäc (söï nghieäp / kinh doanh). Nhôù phaûi giöõ theá caân baèng. Neáu baïn quyeát
ñònh laáy baèng ñaïi hoïc, cuøng luùc muoán daïy con baïn bôi loäi vaø chôi löôùt
vaùn buoàm taát caû caùc thöù moät luùc thì xin baïn haõy suy xeùt laïi. Moïi muïc
tieâu ñeàu quan troïng nhöng phaûi xaùc ñònh caùi naøo quan troïng hôn trong thôøi
ñieåm hieân taïi :
Möùc ñoä quan troïng taïm thôøi coù theå hoaùn chuyeån khi moät vaøi troïng ñieåm
ñaõ hoaøn taát / caùc öu tieân coù thay ñoåi.
3